Imagine el siguiente escenario.
Usted trabaja para una empresa la cual tiene aproximadamente 20 sucursales de venta de comida rápida, usted necesita surtir a estas sucursales de productos, por lo que tiene un gran registro de facturas de proveedores, los cuales se registran en un sistema de contabilidad que centraliza las cuentas por pagar por proveedor.
El problema: Debido a esta alta demanda de facturas, los departamentos de cuentas por cobrar de los proveedores pasan llamando constantemente al tesorero, para saber del estado de las facturas pendientes de pago, por lo que esto genera una alta demanda de disponibilidad de parte del tesorero atendiendo el teléfono, por lo que se atrasa constantemente en sus funciones normales.
La solución:
Investigue el termino Reingeniería de procesos y a partir de lo que investigó y a su gestión administrativa. Cual cree usted que sería una solución viable para ayudar a agilizar las consultas de estos proveedores, apoyándose de la informática para resolver este problema.
Para mi lo primero seria revisar en conjunto con el tesorero si el proceso de pago de facturas es el correcto o si existe alguna modificacion al mismo que permita agilizarlo. Tambien analizar a fondo las funciones aparte que debe cumplir el tesorero para determinar si el puede conllevar de la mejor forma todas sus funciones o si esta sobrecargado de funciones y es necesario darle apoyo con mas personal.
ResponderBorrarPara mi Criterio una solucion seria crear un sistema de consulta de facturas para los proveedores donde cada proveedor tenga un codigo individual de acceso y por medio de este pueda consultar el estado de su factura, si esta en proceso, si fue devuelta por alguna inconcistencia o si esta lista para ser cobrada y en que fecha, etc. Con esto el tesorero ganaria mucho tiempo ya que se encargaria de gestionar las facturas y reflejar dicha informacion en el sistema para que los proveedores lo vean al ingresar al sistema ahorrandoles tiempo localizandolo por telefono con tan solo ingresar a la web y ahorrandose el su tiempo que perdia atendiendo por telefono las consultas de los proveedores.
Se debe considerar haciendo una reingeniería del Sistema de Facturas y Proveedores, donde debe tener disponibilidad para que el Departamento de Cuentas por Cobrar de proveedores puedan verificar el estado de las facturas pendientes de pago con esto agilizar la revisión de cada una de ellas, evitando demoras al hacer consultas vía telefónica al tesorero.
ResponderBorrarLa reingeniería de procesos es el método mediante el cual una organización puede lograr un cambio radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, por medio de la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio, orientadas hacia el cliente, en lugar de una serie de funciones organizacionales, Todas las personas deben entender las metas finales, la manera de alcanzarlas y los indicadores que median el éxito.
ResponderBorrarLa problemática de la empresa, radica en no tener un programa que les ayude agilizar el proceso de las facturas y que no interrumpa con el trabajo del tesorero.
Una solución seria la implementación de la factura electrónica, que implica en muchos casos una reingeniería de procesos de negocio, el beneficio de las empresas en este aspecto ha sido la disminución de costos de la factura basado tradicionalmente en papel.
Excelente!!!!!
BorrarPrimero que nada manejar las cuentas por cobrar es algo muy normal en un departamento contable pero para los estados financieros, yo resolvería de la siguiente manera si la empresa recién la tome contrataría un perito en la materia para que califique el programa de contabilidad como obsoleto o bueno y de ser necesario cambiarlo o mejorarlo tomando en cuenta las necesidades actuales. Como segundo las facturas pendientes a cobrar y su información la debería manejar un departamento de cobros como tal, tomando en cuenta que la empresa ya consolidada cuenta con un departamento de cobros (el departamento contable delega otras funciones y sobrecargar tarea a cualquier departamento entorpecería los resultados finales deseados). Tercero el departamento de cobros debería estar enlazado al sistema de información de la empresa preferiblemente lo más actualizado para poder dar la información solicitada al usuario de no contar con un enlace al sistema de información se deberá proporcionar acceso a este con un software lo más sofisticado posible que permita acceso preciso y fiable a los datos de cada usuario. En conclusión para pensar en una reingeniería de procesos primero debemos realizar un estudio preliminar para poder saber qué es lo que necesitamos y que más nos conviene, si lo que necesitamos es un software con mayor capacidad de actualización o un sistema de información más precisa o fiable listo se hace, si la empresa no tiene departamento de cobros y bien no cuenta con recursos para tener uno se debe adquirir un software que contenga un sistema de datos que cumpla con la función de este departamento tan importante, un ejemplo de esto en la actualidad es un sistema automatizado que indique monto a cobrar número de facturación y fecha límite de pago( empresas como el ICE, entidades bancarias, el AyA usan métodos así como lo es mensajes de texto al celular como comúnmente se le llama recordatorios de pagos) sería una buena opción para tener al usuario informado.
ResponderBorrarLa reingeniería de procesos está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementarias de las apuestas estratégicas y políticas de una organización. Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas e interacciones novedosas en los procesos administrativos, regulativos y sustantivos con la pretensión de elevar la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad de la red de producción institucional y alcanzar un balance global positivo. Dado el caso y con este problema el cual evidencia un retraso en las gestiones administrativas, en lo primero que pensaría para mi organización es en un sistema eficaz y 100 % centralizado, el cual sea vital para un crecimiento ordenado y de acción inmediata donde tenga a disposición no solo las facturas ni cuentas por cobrar, si no tambien promociones, inventarios, precios etc. Donde existan puntos de ingreso de facturas que conecten directamente con el tesoreso, para evitar consecuencias como fraudes, atrasos y perdida de tiempo laboral en cuestión de gestión.
ResponderBorrarMi opinión con respecto a este problema sería hacer acto de presencia en el lugar de los hechos, para cerciorarme de lo que está bien o que está mal recolectando información, y analizando la información del problema para llegar a la solución. Una vez analizas las opciones de mejoras darle apoyo a través de personal que pueda colaborar con la gestión de llamadas y del control de facturas, para reducir el tiempo de gestión de los tramites. Es muy necesario hacer una inversión en nuevas tecnologías como servidores más capaces de almacenar más información, que pueda ser trasladada a los proveedores a través del internet directamente de páginas web, y conexiones directas a los promovedores a través de enlaces inalámbricos a las bases de datos donde está toda la información que necesitan y que puedan hacer todas las consultas necesarias.
ResponderBorrarLa reingeniería de procesos se basa en el análisis, diseño y solución de los procesos que estén afectando el flujo y el trabajo que se requiera hacer en una compañía y de cómo mejorar el tiempo-espacio de los flujos para llegar a la mayor productividad posible. Analizando el problema de atraso de tiempo-espacio con los proveedores, primeramente iría personalmente al departamento de Tesorería para recolectar toda la información necesaria y así saber específicamente que es lo que está fallando concretamente, una vez recolectada toda la información analizaría profundamente las causas de los problemas para así dar paso a las posibles o definitiva solución del problema.
ResponderBorrarComo dueño de la compañía incrementaría la ayuda y el apoyo en la parte humana al Tesorero para que el no este solo con la conducción de todas las llamadas y consultas de los proveedores, así mismo de alguien en conjunto con el Tesorero de llevar todo el orden y control de las facturas para reducir el tiempo de respuesta y de trabajo.
Como mejora extra agregaría la inclusión de servidores más capaces de almacenar información valida y delicada para tener mayor seguridad de todos los sistemas de contabilidad y los sistemas financieros de la compañía. Agregaría la inclusión de nuevas tecnologías basadas en software Financiero, de control de Inventarios y sistemas Contables en lo interno y en lo externo agregaría la creación e inclusión de páginas Web donde pueda dar toda la información al público en general y a los proveedores en una sección especial sobre mi compañía y establecer con ellos conexiones vía VPN a los servidores donde puedan recibir toda la información de las cuentas que necesiten y así también haciendo anexos con los bancos para poder hacer transacciones electrónicas que reduzcan el tiempo de pago de dichas cuentas.
La reingeniería de procesos es un re diseño radical y la re concepción fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos, calidad, servicio y rapidez. Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementarias de las apuestas estratégicas y políticas de una organización. Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas e interacciones novedosas en los procesos administrativos, regulativos y sustantivos con la pretensión de elevar la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad de la red de producción institucional y alcanzar un balance global positivo.
ResponderBorrarEl caso esta interesante en mi caso me apasiona lo que es la informática y buscaría aumentar o crear una base de datos a la mano de un programa diseñado para buscar el nombre de la empresa y me de los datos necesarios mediante una pagina web o una aplicación para ingresar y ver dichos datos. esto con el fin de darle libertad al tesorero para realizar sus funciones sin necesidad de contestar llamada porque tanta distracción podría provocar un error por tantos datos a una sola persona y con esto se aplicaría la reingenieria de procesos porque crearíamos un camino diferente y dando mas efectividad a al empresa en tiempo y calidad de trabajo y muy importante calidad de servicio porque los proveedores no durarían tanto en ver los datos y todo caminaría de una mejor manera.
Excelente Respuesta.!!!!
BorrarEn mi opinión, realizaría una reingeniería de procesos de cuentas por pagar junto con el tesorero, consultándonos? ¿Por qué hacemos lo que hacemos y ¿Por qué lo hacemos como lo hacemos?
ResponderBorrarCrearía un sistema informático que le permita mayor accesibilidad a la información de sus proveedores, por ejemplo una base datos en donde me detalle el tipo de proveedor ( Suministros o de servicios) e-mail, teléfono, contacto y
producto. Definiría fechas y horarios de trámites de pago de facturas según las prioridades, donde el sistema me permita conocer el periodo de vencimiento de las facturas totales pendientes por proveedor, estadísticas adicionales.
Crearía un e-mail (@) de consultas de pago, y por ende responder por el mismo medio,se minizarían las quejas, las cantidades de llamadas y el estrés etc... claro siempre se van a tener que atender llamadas pero serían en excepciones, o por demoras ajenas, tramites adicionales, acuerdos entre jefes o por adelantos entre otros, creando una estructura adecuada. Se mejora el servicio, y va existir mayor eficiencia y productividad por parte del tesorero.
reingeniería de procesos es un rediseño radical y la reconcepción fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos, calidad, servicio y rapidez. Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementarias de las apuestas estratégicas y políticas de una organización. Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas e interacciones novedosas en los procesos administrativos, regulativos y sustantivos con la pretensión de elevar la eficiencia, la eficacia, la productividad y la efectividad de la red de producción institucional y alcanzar un balance global positivo.
ResponderBorrarEste concepto lo encontré en Wikipedia. Creo que el tesorero debe de tener alguien de soporte, como una mano derecha, que le ayude sea con el control de llamadas que recibe de otras empresas o con el control de pagos. Yo consultaría con mis jefes y les propondría una solución para que la empresa sea eficaz y eficiente.
Los compañeros ya han explicado que es la reingeniería de procesos, entonces me enfocare en el problema en especifico que resolvería de la siguiente manera.
ResponderBorrarPrimero haría una base de datos que registre el estado de las facturas en todos los procesos (en tramite, pendiente, paga, etc.) luego desarrollaría una aplicación para teléfonos inteligentes que distribuiría a mis proveedores para que pudieran consultar en cualquier momento el estado de las facturas sin tener que comunicarse con el tesorero eso seria un cambio radical en el modo de consultar las facturas
Estoy de acuerdo que en la empresa se aplique una reingeniería de proceso.
ResponderBorrarExiste una mala organización ya que le están dando el trabajo de la tesorería de 20 sucursales a una sola persona, siendo esto un sobre cargo de funciones, era lógico que esta persona no daría el rendimiento suficiente.
Para la empresa sería viable la reestructuración de la parte contable, poniendo en cada sucursal un tesorero y una persona que le brinde soporte, me parece necesario, y así se sabrá que cada una de las sucursales agilizará su trabajo y se podrá lograr una mejor productividad en esta área. También reestructurar el área informática creando una base de datos que le facilite al tesorero toda la información de los proveedores, para lograr una mejor eficiencia y efectividad del departamento contable. Tomando en cuenta que la credibilidad de la empresa es muy importante para mantener su prestigio.
Esta sería mi sugerencia para mis superiores.
La reingeniería es la reestructuración radical de diseño de los procesos que logra mejorar en medidas como costo, calidad, servicio y rapidez. Esta destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementario de una organización. Este modo planificado de establecer secuencias nuevas e interacciones novedosas en procesos administrativos, como la pretensión de elevar la efectividad, eficiencia, productividad y eficacia de la red de producción institucional y alcanzar un balance global positivo.
ResponderBorrarEn este caso es de gran importancia para la empresa hacer una reestructuración en los procesos, dejando atrás las llamadas telefónicas y utilizando una base de datos que le facilite al departamento de contabilidad ver la información de cada proveedor por punto de venta con facilidad, cada vez que se ingresa una factura , elevando la eficiencia y productividad de este departamento, y agilizando la gestión de pago a cada proveedor.
RP: Reingeniería de Procesos
ResponderBorrarUna RP se caracteriza por ser un cambio radical, ya sea de una organización o una empresa. Estos cambio se realizan para lograr mejoras en la empresa a medida como lo esté necesitando en los siguientes ámbitos como son los costos, calidad servicio, eficiencia y rapidez. Esto amerita a que se deleguen funciones a los encargados de los departamentos así cuando se unan las funciones y lleguen a un mismo objetivo, es decir a una mejor calidad tanto en productividad como en eficiencia. Siempre con una meta y así tener proyectado que esa meta no nos debe limitar solamente a cumplirla si no a superarla.
Hoy en día la mayoría de clientes no buscan sólo calidad en el producto, si no que de donde se empieza en la primera fase hasta lograr concretar el verdadero objetivo que es lo que el cliente está solicitando.
Por ejemplo;
En el caso del contador no debe perder de vista su objetivo, a pesar de que cuenta con grandes distracciones laborales; su trabajo puede llegar a ser concretado si pone en marcha una RP y no solo es ponerlo en marcha si no dar seguimiento desde el día cero, esto si con ayuda de un subalterno que le brinden soporte en las funciones que él mismo le delegue.
ATTE: María José Ramírez Solano